Comunicación interna: qué es y que herramientas usar

Mejora la comunicación interna de tu empresa y prepárate para un crecimiento lleno de resultados y armonía

La comunicación interna es un asunto que puede parecer obvio para los ojos de muchas empresas, pero lo cierto es que es común darse cuenta que hay organizaciones que tienen dificultades para garantizar un excelente nivel de acceso a la información y comunicación entre equipos, áreas o empleados.

El hecho es que mantener una buena comunicación interna marca la diferencia en el desempeño de los equipos de trabajo y de la empresa entera.

Hemos preparado este artículo para ayudarte a comprender mejor todo lo que necesitas saber sobre el tema y encontrar herramientas que puedan mejorar la comunicación interna en las organizaciones que te importan. Sin más preámbulos, ¡aquí vamos!

¿Qué es la comunicación interna?

El concepto de comunicación interna se explica casi por sí mismo: se trata de toda la comunicación que se realiza entre agentes internos de una corporación, ya sea entre equipos, áreas, personas o incluso entre dos o más divisiones de una misma entidad empresarial, abarcando todos los medios o canales de comunicación disponibles.

Algunos quizás la conocen como comunicación empresarial, pero se trata de lo mismo. Es muy relevante pues puede impactar a las empresas en varios niveles: desde las relaciones interpersonales hasta convertirse en un factor determinante para alcanzar objetivos e implementar estrategias de alto impacto a lo interno e incluso a lo externo.

Teniendo esto en cuenta, no solo hablamos de cómo los empleados se comunican entre sí, sino de la estructura de comunicación interna de una empresa.

Es importante que exista una excelente comunicación en tu negocio o en la empresa en la que trabajas, lo cual solo se logra con relaciones armoniosas y canales de comunicación bien demarcados y estructurados, de tal manera que se optimice el acceso a la información.

El impacto de la comunicación interna en los resultados

Ahora que sabes exactamente qué es la comunicación interna y cuál es su grado de alcance, es momento de conocer su impacto en las empresas y cómo puede afectar positivamente sus resultados si se pone en acción de forma efectiva.

Ayuda a que todos se sientan parte del mismo barco

Uno de los mayores beneficios de mantener una excelente comunicación interna dentro y entre todos los departamentos involucrados en ciertos proyectos es asegurar que todos estén al tanto del progreso logrado.

Mejorar la comunicación ayuda a los empleados a desarrollar relaciones con otros miembros de su equipo e incluso de otros equipos dentro de la misma empresa, lo que ayuda a reducir la distancia entre departamentos y permite que todos comprendan que son importantes para que “el barco se mantenga a flote”.

En el curso de Hubspot Academy sobre Inbound Marketing, el equipo de Hubspot comparte que uno de los secretos del éxito para unir a los equipos de marketing y ventas es establecer metas propias de cada equipo, pero también metas conjuntas.

Ayuda a optimizar la sensación de trabajo en equipo

Uno de los principales objetivos de la comunicación interna es promover el compromiso entre los empleados, esto con el fin de potenciar el sentido de trabajo en equipo y, a partir de ahí, apalancarse en la colaboración para lograr los resultados deseados.

Si cada empleado se da cuenta de cómo su propio trabajo afecta el desempeño del resto del equipo y de la empresa como un todo, la consecuencia natural es quiera ejercer su función de la mejor manera posible para no frenar al resto del equipo.

Nota: si te importa el trabajo en equipo, quizás te interesa conocer algunas herramientas para colaborar en línea

Mejora el acceso a la información

Independientemente del número de equipos, departamentos y divisiones que tenga tu empresa, asegurarse de que las personas que necesitan la información tengan fácil acceso a ella es un principio extremadamente importante en cualquier plan exitoso de comunicación interna.

Siguiendo con el ejemplo dado por Hubspot, imagina que los equipos de ventas, servicio al cliente y marketing digital de tu empresa deben poder acceder a información como los datos del consumidor e incluso el historial de servicio al cliente.

Esto se debe a que esta información puede ser relevante para mejorar el uso de técnicas de ventas (equipo de ventas), segmentar una base de clientes potenciales para campañas de email marketing (equipo de marketing), o para que sea posible continuar solucionando un problema (equipo de servicio o atención al cliente).

Facilita la entrada de nuevos empleados

Es probable que te hayas sentido como pez fuera del agua durante tus primeros días en un trabajo. Sin embargo, hay ocasiones en las que ese tiempo se extiende más de lo normal, pudiendo llegar a ser semanas o meses, algo que seguro te hará pensar en si tomaste o no la decisión correcta.

La cultura de mala comunicación interna entre empleados y áreas se puede propagar fácilmente a los nuevos empleados si no se aborda de forma responsable, lo que resulta en un ambiente de trabajo menos productivo y poco atractivo para profesionales altamente capacitados.

Poder intercambiar información con otros empleados y departamentos libremente e integrar a los nuevos empleados en esa dinámica es fundamental para reducir el período de adaptación inicial normal por el que pasa cada persona.

Beneficios de la comunicación interna

Diferentes canales de comunicación interna

Es posible emplear diferentes canales para mejorar la interacción entre empleados y así conectar las diferentes áreas de tu empresa.

No existe tal cosa como una mejor forma de difundir la comunicación empresarial, todo dependerá de tus objetivos, el tamaño de la empresa, la necesidad de acceso a la información, la presencia de tecnología, entre otras particularidades de tu realidad.

Dicho eso, los principales canales de comunicación interna utilizados en las empresas modernas son:

Correo electrónico corporativo

El correo electrónico corporativo es parte del plan de comunicación interna de prácticamente todo tipo de empresas. La ventaja de este canal es que tiene un excelente nivel de seguridad de información si utilizas servidores de correo confiables, como el propio Gmail (incluso si tienes un dominio personalizado). Además, permite que los mensajes se reenvíen y compartan fácilmente entre varios colaboradores.

Red sociales corporativas

Hoy en día, tener un grupo de trabajo para charlar con tu equipo en aplicaciones como WhatsApp es algo común en cualquier empresa. Sin embargo, el problema de formalizar este tipo de canal es que estas aplicaciones a menudo carecen de un alto nivel de seguridad.

Siguiendo con el ejemplo de WhatsApp, esta app de mensajería es capaz de almacenar la comunicación en archivos presentes en los dispositivos de cada empleado en un grupo, abriendo lagunas para que se pueda filtrar información crítica sobre la marca y sus proyectos.

Herramientas y sistemas de comunicación

El uso de software y sistemas de comunicación interna también es muy común. A diferencia de las redes sociales, estas plataformas suelen ser más robustas y seguras, ofreciendo funcionalidades diseñadas para optimizar el rendimiento de los equipos y facilitar el acceso a la información mediante controles y permisos.

Por eso, presentamos en este artículo las mejores herramientas para la comunicación interna de tu empresa, ¡sigue leyendo y asegúrate de echarle un vistazo!

Intranet

La Intranet es una red informática privada, generalmente configurada y administrada por el sector de TI (tecnología de la información) de las grandes organizaciones.

En ella, todo el acceso a la información se controla en función de los niveles de permiso; las cuentas y contraseñas para uso exclusivo de los empleados de la empresa a menudo solo están disponibles en computadoras y dispositivos exclusivos para el trabajo.

Esta es otra excelente forma optimizar la comunicación interna de las empresas junto con su seguridad, pero generalmente requiere una estructura más robusta y un equipo dedicado a mantener y administrar cuentas y accesos a la Intranet.

Newsletters, periódicos y murales

Cuando la intención es compartir nueva información y hacer anuncios para toda la empresa o solo para un equipo específico, el uso de newsletters (boletines), periódicos y murales no es poco frecuente; incluso pueden enviarse mediante correo electrónico.

La ventaja es que todos los empleados pueden acceder fácilmente a este tipo de canales, tanto a través de medios digitales como dentro de las instalaciones de la empresa.

Herramientas para mejorar la comunicación interna

Queremos que al final de este artículo tengas claro cuáles son las mejores herramientas para hablar con tu equipo, por eso te dejamos una lista de las mejores soluciones de comunicación interna en el mercado:

1. JivoChat

Probablemente ya sabes que JivoChat es una poderosa herramienta de chat en línea para tu sitio web, telefonía IP (o VoIP) y soluciones integradas para servicio al cliente.

Lo que quizás no sabías hasta hoy es que JivoChat no solo puede optimizar la comunicación de tu empresa o marca con los clientes, sino que también ofrece una función diseñada para la comunicación interna, todo dentro de la misma herramienta.

Con Jivo Grupos, podrás crear grupos y departamentos además de chatear individualmente con cada empleado que tenga acceso a la aplicación.

Y como es parte de la misma herramienta estándar de Jivo, esta función está disponible para dispositivos móviles.

Eso significa que necesitas una única herramienta para manejar todas las comunicaciones internas de tu empresa, así como también las externas pues JivoChat es una herramienta omnicanal. Además, garantiza que toda la información compartida es completamente segura.

Jivo Grupos - Comunicación para equipos de JivoChat

2. Slack

Probablemente hayas oído hablar de Slack, una de las herramientas de comunicación interna más populares en todo el mundo.

Básicamente, te permite crear un servidor con varios canales para separar departamentos, equipos y chatear con otros empleados. Además, también es posible crear chats individuales y disfrutar de integraciones con otras herramientas de gestión de proyectos.

De hecho, es posible integrar JivoChat con Slack si decides separar la comunicación interna de los canales de venta y servicio al cliente.

3. Google Hangouts

Hangouts es una excelente herramienta de comunicación integrada con otras soluciones de G-Suite, como Gmail, Google Calendars, Google Drive, Google Forms, entre muchas otras.

En ella podrás chatear con miembros de tu equipo mediante mensajes de texto o llamadas de voz o video, lo que hace de Hangouts una excelente opción para quienes necesitan realizar videoconferencias y reuniones de forma remota.

Google Hangouts para la comunicación empresarial

4. Basecamp

Basecamp es una herramienta de gestión de proyectos que tiene un chat de equipos integrado en su plataforma web y también en sus aplicaciones para dispositivos móviles.

Con ella podrás crear diferentes grupos de conversaciones o enviar mensajes directos a cada colaborador en ventanas de chat individuales.

Esta herramienta de comunicación interna también tiene soluciones para crear y monitorear tareas, además de permitir la transferencia de archivos.

5. Zoom

Por último está Zoom, la cual es una solución de comunicación empresarial que se presta para videoconferencias y conferencias web como principal característica diferenciadora.

Es posible realizar llamadas de voz y video con hasta 100 empleados en el plan gratuito. Eso sí, con un límite de duración 40 minutos.

La aplicación es realmente ligera y se puede acceder a ella rápidamente desde cualquier dispositivo, facilitando la entrada de empleados en una llamada sin necesidad de perder tiempo configurándola.

Con todas estas sugerencias de herramientas, no tendrás más problemas para integrar a los miembros de tu equipo o empresa y mantener contacto con todos.

Videoconferencia por Zoom

Consejos para mejorar la comunicación interna

Si ya utilizas un sistema o canal para comunicarte con tu equipo, pero crees que no estás logrando los resultados esperados y que hay margen de mejora en este aspecto, podrías implementar los siguientes consejos en tu plan de comunicación interna:

Cordialidad y escucha activa

Puede parecer una obviedad, pero el primer paso para fortalecer la relación interpersonal con empleados y colaboradores es adoptar una postura amigable y tratar a todos de forma cordial, dándoles espacio para que hablen con confianza.

Si la cordialidad reina en todo el equipo, esta técnica dará como resultado un entorno en el que los empleados perciben que hay apertura para la comunicación y que los demás miembros del equipo están ahí para cuando los necesiten.

Comunicación clara

Es importante evitar los chismes y la difusión de rumores generados por el ruido en la comunicación interna. Por tanto, es necesario presentar la información de manera comprensible para todos los que tendrán acceso a ella.

La información mal transmitida puede causar problemas innecesarios e incluso disminuir las posibilidades de éxito de cualquier proyecto.

Además, como lo demuestra una encuesta realizada por Forbes, otros problemas generados por la comunicación poco precisa son: pérdida de credibilidad, caída de la productividad e innovación y falta de enfoque.

Evita los ruidos en la comunicación

Involucrar a los miembros cuando sea necesario

Al desarrollar una buena cultura corporativa en lo relacionado a la comunicación, se puede crear un entorno de trabajo en el que los empleados se sienten invitados a participar en conversaciones y debates sobre temas clave de la empresa y de sus quehaceres, objetivos e incluso de la misión o visión de la empresa.

Involucrar la opinión y puntos de vista de más personas al tomar decisiones o desarrollar nuevos proyectos puede ayudarte a descubrir fallas y hallar ideas que no considerarías si estuvieras trabajando solo.

Crear una cultura de retroalimentación

Se trata de desarrollar una cultura de comunicación interna en la que los empleados puedan criticar y retroalimentar estrategias, propuestas y acciones, sin ser sancionados o reprimidos por hacerlo.

Además de la retroalimentación, asegúrate que todos practiquen la confirmación de recepción y comprensión de los mensajes o avisos. Solo de ese modo podrás verificar quién no está haciendo un seguimiento de los problemas relevantes y cruciales para las operaciones y proyectos.

Establecer un canal de comunicación oficial

Finalmente, asegúrate de determinar qué canal de comunicación será utilizado para transmitir anuncios oficiales, ya sea dentro de los diferentes departamentos, equipos de trabajo o a todos los trabajadores de la empresa en general.

Debe haber de fácil acceso al mismo para que todos los involucrados se mantengan actualizados.

¿Listo para mejorar la comunicación interna?

Esperamos que este artículo contenga toda la información que necesitas para mejorar el plan de comunicación interna de tu empresa, en especial la relación interpersonal entre empleados. Comienza a construir una cultura positiva en tu negocio, comparte la información necesaria y abre las conversaciones entre equipos, áreas e individuos para lograr tus objetivos.

Y no lo olvides, utilizar una herramienta para facilitar todo este trabajo marca la diferencia, además de ayudarte a centralizar la información a través de solo un canal.

Para mejorar la comunicación interna en organizaciones, recomendamos que pruebes los Jivo Grupos de JivoChat con tu equipo y veas lo fácil que es estar en contacto.

2020/11/17

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